January 27th, 2008
Posted by mouson

Published in 墨嗓的不務正業紀實

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圖片來源: 維基百科

最近我的學校舉辦了好幾場很不錯的講座,當然因為我自己本身念的是資訊工程,所以許多的獎座都是跟軟體開發有關係,不過在這一天,系上請到博得國際顧問有限公司的劉純潔顧問,主講的題目是,時間管理,很不資工的主題。最近突然發現,自己開始習慣性的晚睡,也發現一天鐘可以使用的時間似乎越來越少,因此就藉由這次聽時間管理講座,順便把講座中提到的重點心得整理出來,也順便砥礪自己。


你這輩子剩下多少時間?

劉顧問在講座一開始,發給了在台下的所有人一張紙條,上面標註了0、10、20到100,然後問了下面的幾個問題:

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1. 你現在幾歲? 回答完之後,請從紙條上你的年紀的地方直接撕掉。(我今年24)

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2. 你打算活到幾歲? 回答完之後,請從紙條上你的打算活的歲數地方直接撕掉。(通常會估個80歲吧)

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3. 你打算工作到幾歲退休? 同樣的,請從你預計退休的歲數的地方撕掉。(通常會估計55歲左右)

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最後剩下的,也就是你所剩下的時間了,別忘了,這中間還包含了你一天中睡掉的時間,還有其他休閒的時間。


所以說,你還有多少時間可以浪費呢? 不要去懊悔你曾經浪費過的時間,因為你在懊悔的時候,時間依然在前進中,重要的是,你該如何改變現狀,讓你做的事情更富有效能


為什麼要作時間管理?

為什麼要作時間管理,我想許多朋友都有在同一段時間同時有兩三個專案在跑的經驗,一件事情還沒有完全的做完,另外一件事情就又出來跟你要你的時間資源了,最慘的是就在這時候上一件事情突然又有緊急事件需要馬上處理,然後就變成蠟燭N頭燒,所有的事情都是既緊急又重要的事情都需要小心處理。因此我覺得時間管理的目的,就是在解決像這樣的窘境,協助你讓你不會發生蠟燭N頭燒的窘境


時間管理就是自我的管理

所謂的時間管理,其實就是把自我管理這件事情好好的做好,而自我管理就是改變習慣,改掉自己的壞習慣,讓自己做事情更加的有效能,那什麼叫做"做事情有效能",在電腦計算上,我們可以說這台電腦的效能很高,他所指的是,這台電腦很快的把它該做的事情正確的做完了,也就是說,把事情很快的做完,這叫做有效率,而把事情很快的做完而且作對這才叫做有效能


時間管理的四個象限

把事情分成四個象限,依照重要與不重要、緊急與不緊急下去區分你該做的事情,這個步驟我想許多人都知道,但你知道該怎麼區分你要做的事情,在什麼象限嗎?

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重要且緊急,當發生了火災,在不把作業計畫文案交出來,就要被殺頭了之類的事情,這些事情就是重要而且緊急的!

重要但不緊急,像是規劃接下來該做的行程,預備可能會發生的緊急事件解決方案,念該念的書等等的,現在不做到時候會變成緊急事件的事情。

不重要但緊急,像是朋友突然的來訪,突然的邀約要請教問題等等的事情。

不重要而且不緊急,像是打發時間、打屁、聊天等等,就算沒有做也不會有多大的損失的事情。

那這四個象限的事情,優先順序應該是如何呢? 正確的順序會是,重要且緊急的事情,優先權會最高,然後是重要但不緊急,接著是緊急但不重要的事情,最後才是不重要且不緊急的事情。

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你平常平均花多少百分比在這四個象限

在講座的同時,劉顧問詢問了在場的所有人花了多少的百分比在上面,同時提供了一個他統計出來的數據,就像下圖,一般而言,大家花了大部分的時間在處理重要而且緊急的事情,然後第二多的才會是緊急但不重要的事情,然後又花了許多的時間在不重要不緊急的事情,最後才是重要但不緊急的事情。

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再看我部落格的你,你平常花了多少的百分比在這四個象限中呢?


專家建議的百分比是多少呢?

專家的建議是,你應該花大部分的時間在不緊急,但重要的事情上,而只有真的需要的時候才會出現重要且緊急的事情,因為所有緊急且重要的事情都是在他還不緊急但重要的時候沒有處理好或規劃好,所以才會變成是緊急且重要的事情。而不重要但緊急的事情,你要試著讓他變到沒有,你要試著說不要,自然而然的,把重要不緊急的事情處理的好規劃的好,重要且緊急的事情就會很少發生,慢慢的你就會有時間去做休閒玩樂的事情了。

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最後的結論

好好的規劃你要做的事情,並且改變自己的壞習慣,一開始就把事情做對,會比永遠都在處理緊急重要的事情來的好,當一件事情越來越緊急,那你就很有可能在急忙之中決策錯誤,當發生了錯誤就需要花更多的資源去處理,然後造成循環,永遠都在做重要且緊急的事情。

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節省時間的十個妙方

1. 事先規劃好你的時間與步驟
2. 分析工作的優先順序,按照輕重還急處至
3. 找出自己最有效率的時段宜安排工作內容
4. 組織辦公桌及辦公室 提升工作效率
5. 事情充分授權 將工作分配給可協助的人
6. 活用記事本管理時間
7. 運用有效方法取得資訊
8. 改變拖延的習慣 即時行動
9. 技巧的對待訪客 讓時間的控制權在手
10. 練就健康的身體 保持身心最佳狀況


我的結論 

時間管理該怎麼做,我覺得真的是每個人的想法會不太一樣,而且時間管理的觀念,我覺得大家也都有,重點是,你有沒有真的去做,下定決心的逼自己去執行


劉顧問最後講了一段話,他說,現在問你,你跟郭董、王董等等的,誰比較有錢,你一定會說,當然是他們,差距差那麼多,但是,如果有一天,把郭董、王董等人和一群平常的人關在一個小島上,完全不能帶任何的私人財產,但每個人給你十萬元,現在你跟郭董、王董有同樣的身分,同樣的資產,那請問,10年後、20年後,誰會比較有錢???


我想大部分的人答案應該都會說依然還是郭董或王董吧!! 為什麼? 很單純的是因為腦袋裝的知識是不一樣的,單純的因為腦袋裡的觀念不一樣。所以,如果你要有錢,那就要下定決心的改變你的腦袋,你的思維


相關閱讀:

1. 矇矇的秘密基地 - 心智圖列表
2. 矇矇的秘密基地如何做好時間管理
3. [讀書心得] 一週工作四小時,晉身新富族


迴響

posted by thinkerCKD

這位顧問所稱的效能,和一般的效能似乎不同,一般在講效能 effectiveness,是指把事情做對, do the right thing,考慮的是有沒有達到目標,或達到多少 %。這是我對效能的理解,如果以這樣的定義來看顧問所稱的效能,其實包含了效能和效率二個觀念。


posted by mouson

hi thinkerCKD,

我想您所說的是對的,只是當時他在講的時候重點是擺在既要把事情做的對,而且要做的快,所以在效能的定義上就沒有那麼的仔細了。

在寫完這篇文章之後,我在OR知識網看到了極度類似我聽講座時看到的PPT,在這邊也給大家做參考。

另外有興趣的朋友,也可以參考一下在維基百科上面關於effectiveness的解釋


posted by thinkerCKD

抱歉,我自己也寫錯了,「一般在講效能 effectiveness,是指做對的事情, do the right thing」 XD


posted by mouson

hi thinkerCKD,

以下的定義取自我回應最後附的wikipedia連結 

An ordinary way to distinguish among effectiveness, efficacy, and efficiency:

efficiency: doing the "right" things
effectiveness: getting things done
effectivity: a level of getting things done
efficacy: Doing things "right"

如果wiki上面定義的是對的話,那其實effectiveness包含了,做對的事情及把事情做完。

只是我覺得這篇文章的主題與主要的目的在於如何把時間管理做好,所以在名詞的解釋上沒有那麼的嚴謹,倒是其實在英文上不管是effectiveness, efficacy, 或 efficiency,其實中文翻譯都是效能或效力,所以如果沒有去刻意的翻譯"效能"的英文為何的話,其實都是行的通的。

倒是因為您的提醒,我才發現原來一個"效能、效力"在英文上因為詞性不同有那麼多的解釋。感謝你讓我上了一課。

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